プライバシー通知：Kakuto AdminとCalendar

本通知は、ジムのオーナー・スタッフ・コーチがジム運営に使用する次のKakutoアプリにおける個人データの取り扱いについて説明するものです。

• Kakuto Admin（admin.kakuto.io）
• Kakuto Calendar（calendar.kakuto.io）

これらのアプリにサインインする方のデータと、ジムがこれらのアプリで管理する会員・コーチなどのデータが対象です。kakuto.ioウェブサイト（別途プライバシーポリシーがあります）および会員向けアプリ（別途プライバシー通知があります）は対象外です。

責任者

Kakutoはカクトー　テクノロジー 合同会社（Kakuto Technology GK、以下「Kakuto」または「当社」）が運営しています。

ジムのデータの取り扱いはジムが決定します。 ジムがKakutoを使って会員、クラス、支払い、コーチ、メッセージを管理する場合、そのデータの管理者はジムであり、当社はジムの指示に従ってジムに代わりデータを処理します。ジムの会員・コーチ・スタッフの方で、ご自身のデータの確認・訂正・削除をご希望の場合は、まずジムにお問い合わせください。当社はジムの対応をお手伝いします。

サービスの運営に必要なデータは当社が責任を負います。 Kakutoそのものを運営するために必要なデータ（サインインとセキュリティの記録、Kakutoチームへのサポート依頼、AIアシスタントの利用量の記録）については、当社が管理者です。

本通知に関するお問い合わせは、info@kakuto.ioまでメールでご連絡ください。

データの保管場所

Kakutoがこれらのアプリのために保持する記録は、Amazon Web Services（AWS）のロンドンリージョン（eu-west-2、英国）に保管されます。 データベース、ファイル、バックアップ、ログも含みます。AI処理については、以下で別途説明します。各ジムのデータは、他のジムのデータと分けて保管されます。

例外は次のとおりです（詳しくは以下の各項目で説明します）。

• アプリから送信するメール（一斉メールや請求書など）は、EU域内のアイルランドにあるAWSのメール送信サービスを経由します。
• ジムがエンタープライズプランのAI機能を有効にしている場合、エンタープライズプランのAI機能に記載する設定に応じて、リクエストはEU域内のAmazon Bedrockで処理されるか、OpenAIに送信されます。
• アプリのプログラム自体（お客様のデータではありません）は、どこからでも素早く表示できるよう、AWSの世界規模のコンテンツ配信網を通じて配信されます。
• 一部の機能では、データの共有先に記載するサービス提供者（決済のStripe、WhatsAppのMetaなど）にデータを送信します。

Kakuto Adminが取得するデータ

Kakuto Adminで閲覧・操作できる範囲は、ジムが付与する役割によって決まります。たとえばコーチは、ジムの財務情報を閲覧できません。

ご自身のアカウント

• メールアドレス（サインインに使用します）
• 氏名、ニックネーム、電話番号、生年月日、性別（プロフィールに入力された場合）
• プロフィール写真（追加された場合）
• 所属するジムと、各ジムから付与された役割

サインインはAmazon Cognitoが処理します。パスワードはCognitoが確認し、当社が目にすることはありません。

会員とクラス

ジムは、会員ごとに次の情報を保管できます。

• 氏名、メールアドレス、電話番号、生年月日、性別、プロフィール写真
• 緊急連絡先の氏名と電話番号
• 保護者が登録・支払いを行う家族の情報（お子さまの氏名と生年月日を含みます）
• 会員資格、プランとその履歴
• クラスの予約、チェックイン、出席
• 級・帯やトレーニングジャーニーの報酬などの進捗

会員マップ

会員マップは、ジムが拠点計画に役立てられるよう、有料会員の居住地を地図上に表示する機能です。月に1回、会員が支払い情報に登録した住所を、GoogleのGeocodingサービスを使って地図上の座標に変換します。地図そのものはGoogleマップが描画し、お使いのブラウザがGoogleから読み込みます。

支払いと財務

• 定期購読と支払い。 カード決済はStripe、口座振替はGoCardlessが処理します。Kakutoは、会員のプラン、金額、支払日と状況、支払いの失敗と返金、会員が登録した請求先住所を保管します。カード番号や銀行口座情報はStripeとGoCardlessが保持し、Kakutoはスタッフが口座を見分けられるよう末尾の数桁のみを受け取ります。
• 収益。 上記の支払いから算出した収益の数値とレポート。
• 請求書。 コーチはKakutoを通じてジムに請求書を発行します。請求書には、コーチの氏名、メールアドレス、住所、銀行口座情報（銀行名、口座番号、ソートコード）と、請求対象のクラスや業務が含まれます。PDFの請求書は、ジムの経理担当者にメールで送信されます。
• コーチ報酬。 この機能を有効にしたジムは、自社の会計ソフトからコーチへの支払い（支払先名、日付、金額）を取り込み、コーチの請求書と照合できます。

メッセージと連絡

• WhatsApp。 ジムは、Metaが運営するWhatsApp Business Platformを通じて会員にメッセージを送ることができます。Kakutoは、その会話の電話番号、名前、メッセージ、画像を保管します。ジムが自動返信を有効にした場合は、エンタープライズプランのAI機能に記載する設定に従って、AIアシスタントがよくある質問に回答します。
• お知らせと投票。 ジムが会員に送るお知らせとアンケート、および会員の投票。会員にはアプリの通知でお知らせします。通知はGoogle Firebase Cloud Messaging（iPhoneではAppleのプッシュ通知サービスも）が配信し、通知の文面のみを含みます。
• 一斉メール。 ジムが選んだ会員のグループに送るメール。宛先のメールアドレス、メッセージ、各メールの配信状況を保管します。
• ジムの受信箱。 ジムが自社のメール受信箱を接続した場合、Kakutoは直近14日分（ジムは最長60日まで選択できます）のメールを読み込み、閲覧を許可されたスタッフに表示し、その期間に限りコピーを保管します。当社がAWSロンドン環境内で運用するAIモデルが、各メールをカテゴリーに分類し、返信が必要かどうかと緊急度を推定します。返信はジム自身のメールサーバーから送信され、Kakutoは各返信の記録を保管します。添付ファイルはダウンロードせず、ファイル名のみを表示します。
• サポート。 会員からジムへの質問、ジムからKakutoチームへの依頼、およびその後のやり取り。

エンタープライズプランのAI機能

一部のジムのオーナーは、任意のAI機能に対応するKakutoのエンタープライズプランを契約しています。ジムがこれらの機能を有効にしている場合、ジムに代わって質問に回答したり作業を行ったりするために、メッセージや関連するジムの記録（個人データを含む）が処理されることがあります。

ジムの設定に応じて、AIへのリクエストは次のいずれかの方法で処理されます。

• EU域内のAmazon Bedrock。 AI処理は、欧州連合（EU）域内のAWSリージョンにあるAmazon Bedrockランタイムを通じて行われます。AI処理のために送信されるデータはEU域内にとどまり、AIモデルの学習には使用されません。
• OpenAIの商用API。 AIへのリクエストは、商用契約に基づき、Zero Data Retention（データを保持しない設定）を有効にしたOpenAIのAPIエンドポイントに送信されます。OpenAIは、処理後にリクエストや回答の内容を保持せず、そのデータをAIモデルの学習に使用しません。

これらの保護措置は、AIサービス提供者による処理に適用されます。本通知に記載するジムの記録や会話をKakutoが保管する方法は変わりません。ご利用の設定については、ジムにお問い合わせください。

スタッフは、アシスタント（Chat with agent）に、Kakuto Adminでの調べものや作業を依頼できます。アシスタントは利用者本人として操作し、利用者本人が閲覧・変更できる範囲のことしか閲覧・変更できません。

後から会話を再開できるよう、各会話（メッセージ、アシスタントの回答、アシスタントが調べたデータ）を保管します。会話を閲覧できるのは本人のみです。また、利用上限を適用するため、各利用者と各ジムのアシスタントの利用量を記録します。Kakutoも、設定されたAIサービス提供者も、このデータをAIモデルの学習に使用しません。

KakutoのAI機能はスタッフを支援するものであり、誰かに関する判断を単独で行うことはありません。対応を決めるのは、常にジムの担当者です。

その他の記録

• Wiki。 ジムのスタッフが作成したページと、過去のすべての版、および保存した人。
• モデレーション。 会員向けアプリの投稿に対する会員からの報告、報告された投稿、ジムの判断。
• ジムの設定とユーザー管理。 ジムの情報、スタッフのメールアドレスと役割、各コーチへの報酬単価。
• 操作の記録。 Wikiの編集やメールの返信などの変更には、誰がいつ行ったかが記録されます。

Kakuto Calendarが取得するデータ

Kakuto Calendarは、Kakuto Adminと同じKakutoのサインインを使用します。次の情報を保管します。

• メールアドレス、氏名、言語、タイムゾーン
• 作成したカレンダーと、その名前・色・アイコン
• 予定のタイトル、説明、場所、日時、繰り返し
• チーム、チームに招待した人のメールアドレス、招待が承諾されたかどうか
• 各カレンダーを閲覧・編集できる人
• 予定への参加申し込み（誰がどのクラスやセッションに申し込んだか）

公開リンク。 カレンダーを公開すると、リンクを知っている人は誰でも、そのカレンダーを購読する他のカレンダーアプリからも含めて、予定を閲覧できます。リンクを無効にすると閲覧できなくなります。

Cookieとブラウザのストレージ

どちらのアプリも、分析用や広告用のCookieは使用しません。ブラウザのストレージには、必要な情報だけを保存します。

Amazon Cognitoが運営するKakutoのサインインページは、サインインに必要なCookieを設定します。会員マップを開くと、Googleマップが独自のCookieを設定することがあり、地図の読み込みのためにGoogleがIPアドレスとブラウザの情報を受け取ります。

これらはすべて、ブラウザからいつでも削除できます。削除した場合は、もう一度サインインする必要があります。

サーバーログ

アプリをご利用になると、当社のサーバーにIPアドレス、日時、リクエストの内容が記録されます。サービスの提供、セキュリティの確保、不具合の修正に使用します。ログはAWSロンドンに保管されます。

利用目的と法的根拠

ジムに代わって行う処理。 ジムが管理するデータは、当社とジムとの契約に基づき、上記の機能をそのジムに提供するためにのみ使用します。ジム自身の利用についての法的根拠（会員との入会契約など）は、ジムが責任を負います。

当社自身の目的。 サインインの記録、ログ、サポート依頼、アシスタントの利用量は、サービスの提供、セキュリティの確保、サポート依頼への回答、利用上限の適用に使用します。法的根拠は、ジムとの契約と、安全で信頼できるサービスを運営するという当社の正当な利益です。法律で求められる場合は、法的義務が根拠となります。

当社は個人データを販売したり、広告に使用したり、AIモデルの学習に使用したりすることはありません。

データの共有先

データは、アプリの一部を運営するサービス提供者とのみ、データの保護を義務づける契約のもとで、ジムが利用する機能に必要な範囲に限って共有します。

• Amazon Web Services：保管、サインイン（Amazon Cognito）、メール送信（Amazon SES）、および設定に応じたAI処理（Amazon Bedrock）を提供します。
• OpenAI：ジムのエンタープライズプランのAI設定で商用APIを使用する場合に、AIへのリクエストを処理します。Zero Data Retentionが適用され、データはモデルの学習に使用されません。
• StripeとGoCardless：カード決済と口座振替を処理します。
• Meta（WhatsApp Business Platform）：WhatsAppのメッセージを配信します。
• Google：会員マップ（GoogleマップとGeocoding）とアプリの通知（Firebase Cloud Messaging）を提供します。
• Apple：iPhoneにアプリの通知を配信します。
• ジムが利用するメールサービス：受信箱を接続したジムの場合。このサービスはジムが選択します。

ジムの担当者は、ジムが付与した役割に応じてデータを閲覧します。Kakutoチームがジムのデータにアクセスするのは、サポートの提供、不具合の修正、または法律で求められる場合に限られます。また、法律で求められる場合にはデータを開示することがあります。

国外へのデータ移転

Kakutoが保管するデータは、データの保管場所で説明したEU域内での処理を除き、英国内にとどまります。英国は、EUが十分な保護を提供していると認めています。

Stripe、GoCardless、Meta、Google、Appleは、米国を含む英国外でデータを処理することがあります。その場合、EU-米国データプライバシーフレームワークの英国拡張や、標準契約条項に対する英国の国際データ移転補遺など、英国が認める保護措置によってデータを保護します。

OpenAIは、設定されたエンドポイントに応じて、英国およびEUの域外でAIへのリクエストを処理することがあります。個人データの国外移転を伴う場合、当社は適用されるデータ保護法で求められる保護措置を講じます。EU域内だけで処理する仕組みは、エンタープライズプランのAI機能に記載するAmazon Bedrockの設定に適用されます。

データの安全管理

• アプリへの接続はすべて暗号化されます（HTTPS）。
• データは暗号化して保管します。メールボックスのパスワードなどの秘密情報は、さらにAWS Key Management Serviceで管理する鍵で保護します。
• 各ジムのデータは分けて保管し、ジム内のアクセスは役割によって制限します。
• AIアシスタントはサインインしている本人の権限を使用し、その権限は回答のたびに取り消されます。

保存期間

• ジムのデータは、ジムがKakutoを利用し、必要としている間保管します。ジムは記録を削除したり、当社に削除を依頼したりできます。ジムがKakutoの利用を終了した場合は、法律で保管が義務づけられているもの（財務記録など）を除き、ジムの指示に従ってデータを削除または返却します。
• ジムの受信箱のメールは、ジムが選んだ期間（特に指定がない場合は14日、最長60日）に限り保管します。
• Kakuto Calendarのバックアップは最大35日前まで遡って復元できるため、削除したデータが最大35日間バックアップに残ることがあります。
• 当社自身の記録（ログ、サポート依頼、アシスタントの利用量）は、上記の目的に必要な期間に限り保管します。

お客様の権利

英国GDPR（EU域内にお住まいの場合はEU GDPR）に基づき、お客様には次の権利があります。

• 個人データの写しを受け取る権利
• 不正確なデータを訂正させる権利
• データを削除させる権利
• データの利用を制限する、または異議を申し立てる権利
• ご自身が提供したデータを持ち運び可能な形式で受け取る権利

ジムが保管しているデータ（ジムの会員・コーチ・スタッフである場合）については、データの取り扱いを決めるのはジムですので、まずジムにお問い合わせください。Kakutoのサインインや当社自身の記録については、info@kakuto.ioまでメールでご連絡ください。1か月以内にご返信します。

データの取り扱いにご不満がある場合は、まず当社またはジムにお知らせください。また、英国の情報コミッショナー事務局（ICO）（ico.org.uk）や、お住まいの国のデータ保護機関に苦情を申し立てる権利もあります。

お子さまについて

Kakuto AdminとKakuto Calendarは、ジムを運営する方やジムで働く大人の方を対象としています。ジムは、一緒にトレーニングするお子さまのデータ（保護者から提供されたお子さまの氏名や生年月日など）を保管することがあります。そのデータについてはジムが責任を負い、役割で許可されたスタッフのみが閲覧できます。

本通知の変更

これらのアプリにおける個人データの取り扱いを変更する場合は、このページと冒頭の日付を更新します。